Consigue el máximo provecho de las juntas con estas 5 efectivas claves que te permitirán administrar el tiempo, concretar objetivos y hacerla productiva.
Una junta de trabajo debería ser, por definición, productiva. Requiere promover un espacio donde los empleados sientan que su tiempo y su conocimiento es valorado y útil para la empresa. Sin embargo, en muchas ocasiones los directivos pierden la brújula de sus juntas y hacen que sus subalternos las perciban como distractores y obstaculizadores para alcanzar sus metas.
Te presentamos cinco claves para hacer que tu junta sea altamente productiva.
- Planea: Antes de organizar una junta decide cual es el objetivo de la misma ¿se puede resolver de otra manera? Recuerda que las reuniones presenciales solo deben realizarse cuando no existen otras alternativas.
- Si solo vas a dar información prefiere hacerlo vía electrónica
- Convoca a una junta si requieres tomar decisiones inmediatas, analizar un producto en conjunto o necesitas la retroalimentación de tu equipo, si es así no dudes en convocarlos.
- Organiza: ¿Quiénes deben estar ahí? Entre menos personas asistan habrá más espacio para que todos puedan participar. Convoca a los elementos clave para que la toma de decisiones sea más productiva.
- Plantea una agenda del día y comunícala a los invitados por lo menos tres días antes para que puedan prepararse. Incluye el tiempo estimado de la reunión
- Si van a revisar algún documento o reporte, compártelo un par de días antes y pídeles a tus colaboradores que lo revisen y lleven preparados sus observaciones, esto hará que la junta fluya mejor.
- Pídeles a los asistentes que participarán activamente en la junta que preparen su presentación de la forma más dinámica y concreta posible. Déjales saber el tiempo que tienen para su exposición.
- Busca que el lugar sea apropiado para el trabajo y el número de asistentes que están convocados, eso hará que se sientan cómodos e incrementará la productividad.
- Dirige: Asegúrate de iniciar a tiempo la reunión por respeto a la puntualidad de tu equipo.
- Elabora una orden del día productiva y síguela.
- Escucha las inquietudes de todos los asistentes. Si un colaborador no se siente integrado pensará que su asistencia fue innecesaria.
- Cuida que no se pierda el objetivo de la reunión, si salen temas importantes realiza una lista de los mismos para tratarlos al término de la junta, si aún hay tiempo, o en otro momento.
- Modera amablemente la participación de los asistentes, el lenguaje, el tono y el enfoque en el tema que se está tratando par que su intervención sea productiva.
- Observa si es necesario tomarse un break. De ser así procura que no sea mayor a 15 minutos y cuida reiniciar a tiempo.
- Concluye: concentra los acuerdos a los que se llegaron, designa responsables de cada tarea y calendariza las fechas de entrega, de ésta forma cada asistente sentirá que su presencia fue importante no solo para la junta sino para las acciones que derivaron de esta.
- Da seguimiento: Un error muy común es que al finalizar las juntas pasa el tiempo y se olvidan los acuerdos a los que se llegaron.
- Genera una minuta de máximo una cuartilla donde reúnas los puntos más importantes a los que se llegaron, asiente por escrito los asistentes, los temas discutidos, las tareas o acciones con sus respectivos responsables y las fechas de entrega. La minuta deberá entregarse en un lapso no mayor a 48 horas después de la junta.
- Supervisa que se cumplan en tiempo y forma las responsabilidades acordadas.
Evita:
- Realizar la sesión si entre la convocatoria y la fecha de la misma sucedieron cosas que cambian el objetivo inicial, esto podría afectar la productividad.
- Promover una junta presencial si puede resolverse de forma remota, ésta opción resulta excelente cuando tus colaboradores no están dentro de la oficina porque optimiza el tiempo de todos. Asegúrate que los involucrados posean los requerimientos técnicos necesarios para poder conectarse a la hora indicada. Es importante verificar previamente el estado de la conexión para garantizar que la junta pueda fluir de manera adecuada.
- Ser intransigente. Replantea cancelar una junta si alguno de los miembros no podrá asistir o si no se encuentran en condiciones óptimas para participar de la misma. Forzarlo solo puede generar un ambiente de tensión y desgaste en el equipo.
- Las juntas innecesariamente largas. El tiempo de atención eficiente es de aproximadamente 45 minutos, por lo que una junta de más de dos horas es por demás devastadora y anti productiva. Si tienes que tratar temas muy específicos, considera hacer una junta general con lo que compete a todos y reuniones más breves con los equipos de trabajo en cuestión.
Bibliografía:
-Guía práctica para el manejo de juntas efectivas. Subdirección de Recursos Humanos, Marzo 2011,
http://www.sii.cl/rrhh/Guia_Practica_de_Manejo_de_Reuniones_Efectivas_v2011.pdf